Conteúdo geral

Sistemas Internos

Conheça os principais sistemas utilizados no dia a dia, entenda a finalidade de cada um e veja cuidados importantes para acessar, utilizar e proteger as informações institucionais.

Esta página apresenta orientações gerais sobre o TOTVS e o Gmail institucional. Os recursos disponíveis podem variar conforme o setor e as permissões de cada colaborador. Em caso de dificuldade, procure a equipe de TI.

INTRODUÇÃO

Por que conhecer os sistemas internos?

Os sistemas internos ajudam a organizar processos, informações e comunicações da instituição. Cada ferramenta possui uma finalidade específica e deve ser utilizada de acordo com as atividades e responsabilidades de cada setor.

O TOTVS é utilizado em processos administrativos e de gestão. Já o Gmail institucional é o canal oficial para envio e recebimento de mensagens relacionadas ao trabalho. O acesso a essas ferramentas é individual e pode conter informações importantes da instituição.

Conhecer o funcionamento básico de cada sistema reduz erros, facilita a rotina e ajuda a identificar rapidamente quando existe um problema de acesso, permissão ou funcionamento.

O QUE VOCÊ PRECISA ENTENDER

TOTVS

O TOTVS reúne módulos utilizados em atividades administrativas da instituição. Dependendo do setor, ele pode ser usado para consultar dados, registrar informações, acompanhar processos ou realizar operações específicas.

As telas e opções exibidas não são iguais para todos. Cada usuário recebe acesso apenas às funções relacionadas às suas atividades.

Gmail

O Gmail institucional é o canal oficial de comunicação por e-mail. Ele pode ser utilizado para falar com outros setores, enviar documentos, acompanhar solicitações e manter registros de conversas relacionadas ao trabalho.

Além do envio de mensagens, a conta também pode dar acesso a outros serviços do Google utilizados pela instituição.

BOAS PRÁTICAS

Cuidados para utilizar os sistemas corretamente

1

Utilize sempre o seu próprio acesso

Cada colaborador deve entrar nos sistemas com sua conta individual. Não utilize o login de outra pessoa e não compartilhe sua senha, mesmo com colegas do mesmo setor.

2

Confira se está na conta correta

Antes de enviar um e-mail ou realizar uma operação, confirme qual conta está conectada. Isso é especialmente importante em computadores que também possuem contas pessoais abertas no navegador.

3

Revise as informações antes de confirmar

No TOTVS, confira dados, nomes, datas e valores antes de concluir uma operação. No Gmail, revise os destinatários, o assunto e os arquivos anexados antes de enviar a mensagem.

4

Encerre ou proteja o acesso ao sair

Ao se afastar do computador, bloqueie a tela usando Windows + L. Em equipamentos compartilhados, encerre a sessão ao finalizar o uso para evitar que outra pessoa acesse os sistemas com sua conta.

5

Informe problemas com clareza

Ao solicitar ajuda, explique qual sistema estava utilizando, o que tentou fazer e qual mensagem apareceu. Quando possível, envie uma captura da tela, evitando mostrar senhas ou informações sensíveis.

ERROS COMUNS

Situações que podem causar dificuldades

Alguns problemas não são falhas do sistema, mas podem acontecer por conta incorreta, falta de permissão ou informações preenchidas de maneira inadequada.

  • Entrar com uma conta diferente da conta institucional.
  • Compartilhar login ou senha com outro colaborador.
  • Enviar e-mails para destinatários errados.
  • Esquecer de anexar um arquivo mencionado na mensagem.
  • Preencher ou confirmar informações sem revisar.

QUANDO PROCURAR A TI?

Peça orientação quando não conseguir continuar com segurança

Procure a equipe de TI quando não conseguir acessar sua conta, esquecer a senha, receber uma mensagem de erro, perceber que uma função necessária não aparece ou identificar alguma atividade incomum.

No caso do TOTVS, informe qual módulo, tela ou operação estava tentando utilizar. No Gmail institucional, informe se o problema envolve login, envio, recebimento, anexos ou mensagens suspeitas